Un tableau de bord pour tous… C’est désormais possible ! (Partie 2)

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Dans une première partie, nous avons dressé un état des lieux du taux d’équipement des T.P.E en matière de tableaux de bord. Nous avons constaté que ce taux, moins de 10%, était très faible malgré la présence d’un cabinet d’expertise comptable aux côtés des entreprises.

Nous avons ensuite cité plusieurs études qui reflètent pourtant le besoin prégnant des petites entreprises en matière d’informations de gestion. Enfin, nous nous sommes arrêtés sur les freins à la mise en place de tableaux de bord auprès des T.P.E en pointant un obstacle prioritaire : la comptabilité de ces dernières est rarement à jour… et le coût de « production » d’un état de gestion mensuel est souvent disproportionné par rapport à la capacité contributive de cette clientèle.

Nous avons conclu en démontrant une inadéquation entre l’offre des cabinets d’expertise comptable et la demande des T.P.E à cet endroit ; et souligné le vrai besoin, tout du moins dans un premier temps, d’un état de synthèse mensuel construit à partir de quelques indicateurs de gestion.

Nous vous dévoilons dans cette seconde partie, la façon pour y parvenir puisque notre premier article se concluait par cette promesse :

Un tableau de bord pour tous… C’est désormais possible !
    Oui, mais maintenant : COMMENT FAIRE ?

Avant de rentrer dans le vif du sujet, nous tenons toutefois à vous mettre en garde. Le processus décrit dans cet article s’appuie sur un support technologique, c’est-à-dire une plateforme WEB couplée à un logiciel. Cette solution logicielle a été développée par RCA et s’appelle : Indicateurs Flash.

Elle est actuellement utilisée par près de 80 cabinets d’expertise comptable en France, majoritairement membres du Club Espace Innovation. Elle sera officiellement commercialisée en Juin 2011 mais les abonnés RCA peuvent d’ores et déjà, et sous certaines conditions, participer au Groupe PILOTE.

Nous aurions pu décrire son processus sans mentionner l’outil, mais compte tenu du côté très innovant de la démarche, la question du « c’est bien beau mais comment faire ? » aurait été omniprésente à chaque étape.

Etape 1 : le budget
Pas de tableau de bord, sans budget…

Pour commencer, et quel que soit son degré de complexité, un tableau de bord n’a d’intérêt que s’il est couplé à un budget prévisionnel. On ne peut pas anticiper les risques de dérapages sans repères, c’est tout l’intérêt du budget.

Cette réflexion n’a rien de nouveau, tous les professionnels du chiffre le savent bien. Mais la problématique à chaque étape de notre processus (budget --> mise en place --> collecte --> traitement --> restitution) est « d’y passer un minimum de temps » tout en respectant des critères de qualité et d’intérêt pour votre client car il ne s’agit pas de « gadgétiser » votre mission.

N’oublions pas que votre client est une T.P.E et que votre service est quasiment gratuit... Les cabinets qui le factureront n’excèderont pas 50€. par mois. Pour l’expert-comptable, c’est un « produit d’appel » extrêmement fidélisant, différenciant et qui débouche à coup sûr sur la vente de missions nouvelles : des situations intermédiaires, de « vrais » tableaux de bord de gestion,… et toutes les missions de conseil du cabinet dont la vente est facilitée par une écoute et un suivi régulier de vos clients.

Rappelez-vous au passage que notre sondage sur les pratiques des cabinets en matière de mission de tableau de bord, fait apparaître cette dernière comme le meilleur « outil de relation client ».

Dans ce contexte, il apparaît d’ores et déjà difficile de bâtir un budget prévisionnel en ayant recours à un logiciel du marché de type Prévision Flash de RCA. Il ne s’agit pas de pointer du doigt la complexité de l’outil, bien au contraire, mais il apparaît difficile de passer 30 minutes (et ça paraît un minimum…) à une heure, voire plus, avec chaque client T.P.E sauf si ces derniers ont sollicité la mission ; et l’on sait bien que : mission = facturation.

Avec l’aide des membres du Club utilisateurs RCA, nous avons planché sur cette problématique de départ : comment produire un budget pour une T.P.E sans augmenter aucunement le temps passé sur le dossier ?

Ainsi, dans Indicateurs Flash, nous vous proposons 3 solutions  :

1. Bâtir le budget durant l’entretien de bilan : c’est la première solution et de loin la plus professionnelle. Mais là encore, un outil est nécessaire. Dans la version 5 de Bilan Imagé qui sortira le 1er Mars prochain, nous avons intégré un module de conception interactif de budget, directement utilisable depuis le diaporama. Sur la base du compte de résultat « passé » vous simulez avec votre client les décisions susceptibles d’impacter son budget de l’année à venir : une nouvelle embauche, un nouvel investissement, un nouveau produit, etc. – Pour peaufiner votre travail, vous avez intérêt à renseigner la saisonnalité de l’activité… le reste des charges est abonné. Ce travail que vous faites déjà durant vos entretiens de bilan quand vous abordez l’avenir de vos clients, ne vous demande aucun temps supplémentaire. Avec ce nouveau module, votre budget est bouclé en moins de 15 minutes. Indicateurs Flash le récupère d’un clic depuis Bilan Imagé.
2. Repartir d’une balance : pour beaucoup de vos clients T.P.E, la référence en matière de budget, c’est N-1. Pour certains, on retravaillera les montants à la marge en leur appliquant un pourcentage d’évolution. Cet import est bien évidemment prévu dans Indicateurs Flash. Pour le coup, le temps de construction du budget se limite à une intégration de balance et quelques ajustements ; temps de réalisation : de 5 à 10 minutes.
3. Repartir d’un logiciel de prévisionnel : cela n’est pas antinomique avec ce qui a été dit précédemment, mais s’applique essentiellement aux créateurs d’entreprise. La première année du Business Plan représente naturellement le budget d’exploitation de l’année N. Indicateurs Flash récupère bien évidemment tous les dossiers de Prévision Flash de RCA.

Etape 2 : la mise en place du tableau de bord

Une fois le budget construit (import de balance) ou récupéré dans Indicateurs Flash (depuis Bilan Imagé ou Prévision Flash), votre travail consiste à mettre en place le tableau de bord.

Il s’agit d’activer différents paramètres pour que l’ensemble du processus de collecte, puis de restitution, se fasse quasiment automatiquement, avec des étapes de contrôle de votre part et de celles de vos collaborateurs.

Sans rentrer dans les détails techniques, ce n’est pas le but de cet article, vous pouvez enrichir votre budget à l’aide des fonctionnalités suivantes :

1. Le suivi de charges sensibles, au réel ; à défaut l’ensemble des charges est abonné,
2. Le choix d’indicateurs extracomptables et de leur objectif mensuel ; exemple : 100 coupes par mois pour un coiffeur ou 200 couverts pour un restaurateur. Là aussi, possibilité de saisonnalité,
3. Le choix de questions qualitatives ; c’est un point essentiel qui vous permet d’interroger de façon périodique (mois, bimestre, semestre…) votre client sur son ressenti. Exemple : Comment va évoluer votre carnet de commandes dans les 3 mois à venir ?, avec choix multiple de réponses. Ces questions vous permettent d’appréhender la situation et l’état de santé de votre client au-delà des simples chiffres de son activité.

Budget, charges au réel, indicateurs et questions multiples sont envoyés sur la plateforme WEB adossée à Indicateurs Flash… la collecte est désormais automatisée.

Dans le cas, où vous ne paramétrez aucune des 3 options ci-dessus, la mise en place du tableau de bord prend moins de 10 minutes. Dans le cas contraire, comptez 20 minutes maximum. Là encore cette étape peut être intégrée à l’entretien de bilan. Le choix des indicateurs et des questions implique le client dans sa gestion et crée un trait d’union avec la collecte mensuelle pour laquelle il sera sollicité.

 
Etape 3 : la collecte

Tous les mois à une date choisie (le 5 par défaut…) votre client est invité par mail à saisir ses données depuis la plateforme WEB (sécurisée avec logins). Ce processus est automatisé et une relance automatique envisagée. Si vous avez paramétré la collecte dans sa plus « simple expression », votre client saisira quelques montants :

1. Son chiffre d’affaires du mois,
2. Ses disponibilités (montant de son relevé bancaire),
3. Une charge sensible voire deux…
4. Un indicateur de gestion extracomptable.

…et répondra à quelques questions :

5. Celles que vous aurez choisies avec lui dans la bibliothèque des questions qualitatives,
6. Et 3 questions systématiques pour savoir s’il a contracté un emprunt, un leasing ou procédé à un investissement. Si c’est non, le client coche « non » tout simplement

L’expérience montre que votre client ne met pas plus de 10 minutes pour saisir ses données.

De son côté, votre service social est invité à saisir à partir du 15 de chaque mois le montant des salaires et des charges sociales. Là encore, et pour traiter plusieurs dossiers d’un coup, la pratique montre que l’exercice est très rapide et sans contrainte pour les personnes chargées du social. Evidemment, si le client fait ses payes, cette saisie sera transférée dans son espace, mais cela est plus rare.

Depuis votre poste, et en consultant votre console de pilotage, vous savez à tout moment où en est la collecte pour tous vos dossiers, côté client et côté cabinet (service social). Et rien ne vous empêche d’intervenir si nécessaire.


Etape 4 : le traitement

Le traitement est dévolu à votre collaborateur en charge du dossier. Ce dernier reçoit régulièrement la liste des collectes à jour, c’est-à-dire les données saisies par le client et par le service social.

Depuis Indicateurs Flash, votre collaborateur récupère l’ensemble des données de façon automatique (synchronisation Indicateurs Flash <== ==> plateforme de gestion).

Dans les faits, la production de l’état de gestion est automatique mais votre collaborateur garde la main sur la saisie. Votre client n’est pas exempt d’une erreur de remplissage comme un zéro de trop. C’est à votre collaborateur de valider l’état de gestion et d’y apposer un commentaire si nécessaire. Si la tenue est réalisée par votre cabinet, la collecte côté client se limite aux données extracomptables (indicateurs) et aux questions qualitatives. La production des données chiffrées est alors directement assurée par votre cabinet.

Si vous avez choisi de superviser le dossier, alors rien ne sera envoyé à votre client sans votre contrôle. C’est à ce niveau là et seulement maintenant que vous ré-intervenez. Depuis la console de pilotage, vous avez accès à l’ensemble des tableaux de bord en attente de visa.

L’intérêt de cette console est de pouvoir trier vos dossiers par degré de risque comme le fait le banquier pour les comptes à découvert. Dès qu’il y a alertes, les indicateurs se mettent au rouge. La console de la plateforme WEB, c’est un peu le tableau de bord « des tableaux de bord ». Un outil de pilotage au service de vos clients et de votre cabinet.

La validation d’un tableau de bord, avec possibilité pour vous d’y adjoindre vos propres commentaires, envoie en instantané l’information chez votre client par mail.




Etape 5 : la restitution

Votre client est donc prévenu par mail de la mise à disposition de ses indicateurs de gestion. Il reçoit son tableau de bord en pièce jointe mais il peut accéder à l’intégralité de ses tableaux de bord archivés depuis son espace de gestion.

>>> Voir l’exemple d’un diagnostic mensuel

Ce processus simple, entièrement automatisé pour des gains de temps et de productivité maximum, vous permet de tenir une vraie promesse : un tableau de bord pour tous, c’est désormais possible !

Parmi les experts-comptables du groupe pilote, certains se sont aventurés à montrer la console de pilotage dès leur premier rendez-vous à des prospects. A la question « qu’est-ce qui vous différencie des autres cabinets ? » la réponse n’a pas tardé : « voici l’ensemble de nos clients ; dès qu’il y a dérapage, nous le savons et nous intervenons. ».

Nous menons actuellement avec la société INIT Marketing, expert et leader français en mesure de la satisfaction et de la fidélité du client, une série d’enquêtes auprès des clients des membres du Club Espace Innovation. Si les taux de satisfaction sont très élevés, il n’en demeure pas moins qu’il existe une vraie carence en termes de tableaux de bord et un « véritable espace » à combler pour l’expert-comptable.

Un espace que d’autres conseils se sentent prêts à investir.

Avec le temps, Indicateurs Flash devrait s’imposer comme une solution pragmatique, simple et opérationnelle pour aider les cabinets dans ce domaine ô combien stratégique…

Rendez-vous prochainement. Dans une série d’articles à venir, nous ferons témoigner vos confrères sur leur expérience « pilote » ainsi que leurs clients sur leur ressenti.

A très bientôt donc !

Jérôme CLARYSSE
Président d’Espace Innovation
Président de RCA
[email protected]